عندما تكون كل معلومة في مكان مختلف تصبح متابعة القضية أصعب
القضية الواحدة قد تحتوي على عشرات التفاصيل.
موكل، خصوم، محكمة، أرقام دعاوى، مستندات، جلسات، ملاحظات، مواعيد، مهام، أتعاب وتطورات مستمرة.
إذا كانت هذه البيانات موزعة بين ملفات ورقية وWhatsApp وExcel وأجهزة مختلفة، فإن الوصول إلى معلومة بسيطة قد يستغرق وقتًا أطول من اللازم.
Legal Office OS ينشئ ملفًا منظمًا لكل قضية بحيث تصبح المعلومات المرتبطة بها متاحة من مكان واحد.
ماذا يحتوي ملف القضية؟
يمكن أن يتضمن ملف القضية:
- رقم القضية.
- نوع القضية.
- المحكمة والجهة.
- بيانات الموكل.
- بيانات الخصوم.
- المحامي المسؤول.
- حالة القضية.
- الجلسات.
- القرارات.
- المستندات.
- الملاحظات.
- المهام.
- الأتعاب والمصروفات.
- سجل الإجراءات.
اربط كل جلسة بالقضية
بدل وجود الجلسات في أجندة منفصلة عن الملفات، تكون كل جلسة مرتبطة بالقضية التي تخصها.
بعد انتهاء الجلسة يمكن تسجيل النتيجة وإضافة الموعد القادم لتصبح التطورات محفوظة داخل الملف.
المستندات في مكانها الصحيح
عندما يحتاج المحامي إلى مذكرة أو حكم أو عقد أو مستند قدمه العميل، يجب ألا يبدأ في البحث عنه داخل عشرات المجلدات.
ربط المستند بالقضية يجعل الوصول إليه أكثر وضوحًا، خصوصًا عندما يتعامل أكثر من شخص مع نفس الملف.
سجل واضح لتطور القضية
مع مرور الوقت قد يصبح من الصعب تذكر كل خطوة تمت داخل القضية.
وجود سجل للإجراءات يساعد الفريق على معرفة آخر ما حدث وما الخطوة التالية.
وهذا مهم بشكل خاص عندما ينتقل الملف من محامٍ إلى آخر أو يعمل عليه أكثر من عضو داخل المكتب.
المهام المرتبطة بالقضية
يمكن إنشاء مهام مثل:
- إعداد مذكرة.
- مراجعة مستند.
- التواصل مع العميل.
- تجهيز ملف جلسة.
- متابعة إجراء.
- تحصيل دفعة.
- مراجعة عقد.
ثم إسنادها إلى الشخص المسؤول.
راجع أوراق القضية بصورة أسرع
إذا كانت القضية تحتوي على عدد كبير من الأوراق، يمكن استخدام أدوات التحليل داخل Legal Office OS لمساعدة المحامي في فهم محتوى الملفات واستخراج التواريخ والنقاط المهمة وإنشاء تسلسل زمني للأحداث.
التحليل القانوني والبحث داخل القوانين
لماذا ملف القضية الرقمي أفضل؟
ليس لأنه يلغي الورق بالضرورة.
ولكن لأنه يعطي المكتب مرجعًا واحدًا واضحًا للمعلومة.
عندما يسأل صاحب المكتب:
ما آخر جلسة؟
ما القرار؟
من المسؤول؟
ما المستندات الموجودة؟
وما المطلوب الآن؟
يمكن الحصول على الإجابة من ملف القضية.
أسئلة شائعة حول برنامج إدارة القضايا للمحامين
ما هو برنامج إدارة القضايا؟
هو نظام يساعد المحامين على تنظيم بيانات القضية والجلسات والمستندات والمهام والعملاء المرتبطين بها في ملف واحد.
هل يمكن تسجيل نتيجة كل جلسة؟
نعم، ويمكن ربط النتيجة بالجلسة والقضية وتسجيل الموعد القادم.
هل يمكن إضافة مستندات للقضية؟
نعم، يمكن تنظيم المستندات وربطها بملف القضية.
هل يمكن توزيع العمل على المحامين؟
نعم، يمكن إسناد المهام والمسؤوليات إلى أعضاء الفريق.